Chứng thực và công chứng khác nhau ở chỗ ai chịu trách nhiệm về cái gì. Chứng thực xác nhận bản sao đúng với bản chính, chữ ký đúng là của người ký, hoặc thời gian, địa điểm, năng lực của các bên khi ký hợp đồng; công chứng viên thì chứng nhận cả tính xác thực, hợp pháp của nội dung hợp đồng. Người dân Tân Nhựt sao y giấy tờ, chứng thực chữ ký thường làm ở bộ phận một cửa của xã hoặc trực tuyến; hợp đồng mua bán, tặng cho nhà đất thì phần đông chọn văn phòng công chứng, dù pháp luật cho phép chứng thực tại xã trong một số trường hợp.
Bài này giúp bạn chọn đúng chỗ cho từng việc, tránh trường hợp mất công chứng thực rồi bị bên nhận từ chối, hoặc ký một hợp đồng quan trọng mà không ai kiểm nội dung. Quy định về công chứng, chứng thực được sửa đổi trong những năm gần đây; khi làm việc cụ thể, hỏi lại nơi tiếp nhận.
Phân biệt nhanh
Bảng dưới tóm tắt khác biệt chính giữa hai loại việc theo nguyên lý chung.
| Chứng thực | Công chứng | |
|---|---|---|
| Ai làm | Cán bộ có thẩm quyền ở UBND cấp xã; tổ chức hành nghề công chứng cũng chứng thực bản sao, chữ ký | Công chứng viên tại văn phòng hoặc phòng công chứng |
| Xác nhận điều gì | Bản sao đúng bản chính; chữ ký đúng người; với hợp đồng: thời gian, địa điểm, năng lực, chữ ký các bên | Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và bản dịch |
| Trách nhiệm về nội dung | Người yêu cầu tự chịu trách nhiệm nội dung | Công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp |
| Việc hay dùng | Sao y căn cước, bằng cấp; chữ ký trên đơn, giấy uỷ quyền đơn giản | Hợp đồng mua bán, tặng cho nhà đất; uỷ quyền quản lý tài sản; di chúc |
| Hồ sơ lưu | Lưu ở nơi chứng thực | Lưu tại tổ chức công chứng, tra cứu được khi tranh chấp |
Câu hỏi đơn giản để chọn: nếu sai nội dung thì ai chịu? Việc càng lớn, càng nhiều tiền, càng nên có người chuyên môn kiểm nội dung — tức là công chứng.
Sao y bản chính: việc phổ biến nhất
Hồ sơ xin việc ở các xưởng quanh khu công nghiệp, hồ sơ nhập học của con, hồ sơ vay vốn đều đòi bản sao có chứng thực: căn cước, bằng cấp, giấy khai sinh, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Bạn mang bản chính đến bộ phận một cửa xã Tân Nhựt hoặc một tổ chức hành nghề công chứng, nhận bản sao có đóng dấu chứng thực. Ngày càng nhiều nơi cung cấp chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, trả kết quả là tệp điện tử có chữ ký số, dùng để nộp hồ sơ trực tuyến.
Trước khi đi sao y hàng chục bản, hãy hỏi nơi nhận hồ sơ: có cần bản sao chứng thực không, hay chỉ cần bản photo để đối chiếu với bản chính, hay chấp nhận dữ liệu điện tử. Quy định cải cách hành chính đã giảm nhiều yêu cầu nộp bản sao chứng thực, nhưng thói quen ở nhiều nơi vẫn còn. Sao y đúng số lượng cần tránh lãng phí.
Không phải giấy tờ nào cũng được chứng thực bản sao. Bản chính bị tẩy xoá, sửa chữa, hư hỏng không còn đọc được; giấy tờ có dấu hiệu giả mạo; giấy tờ thuộc diện bí mật — đều có thể bị từ chối. Giấy tờ bị nhàu rách sau mùa ngập ở các khu thấp của Tân Nhựt là trường hợp hay gặp; khi đó phải xin cấp lại bản chính trước.
Chứng thực chữ ký: dùng khi nào
Chứng thực chữ ký xác nhận chữ ký trên giấy tờ đúng là của người yêu cầu. Thường dùng cho đơn từ, bản cam kết, giấy uỷ quyền đơn giản như uỷ quyền nhận hộ giấy tờ, uỷ quyền nộp hồ sơ. Người ký phải có mặt, ký trước mặt người thực hiện chứng thực, mang theo giấy tờ tùy thân.
Điều cần hiểu: chứng thực chữ ký không có nghĩa là cơ quan chứng thực đồng ý với nội dung bạn viết. Nếu nội dung sai luật, chứng thực chữ ký không làm nó đúng. Đó là lý do một số loại uỷ quyền liên quan đến tài sản giá trị lớn, như uỷ quyền bán nhà đất, phải làm hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực theo hình thức hợp đồng chứ không chỉ chứng thực chữ ký trên một tờ giấy.
Với người đi làm xa, như con cái ở Tân Nhựt uỷ quyền cho cha mẹ ở quê lo việc đất đai, hãy hỏi rõ bên nhận uỷ quyền — ngân hàng, cơ quan đăng ký đất đai — họ chấp nhận loại văn bản nào. Làm sai hình thức, giấy uỷ quyền bị từ chối, người ở quê lại phải chờ.
Hợp đồng nhà đất: vì sao phần đông chọn công chứng
Theo Luật Đất đai, hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất phải được công chứng hoặc chứng thực, trừ một số trường hợp luật quy định khác. Như vậy về hình thức, chứng thực tại UBND cấp xã là một lựa chọn hợp lệ trong phạm vi được giao. Tuy nhiên, khi chứng thực hợp đồng, người thực hiện chứng thực chủ yếu xác nhận thời gian, địa điểm giao kết, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký của các bên; các bên tự chịu trách nhiệm về nội dung.
Công chứng viên thì kiểm tra nội dung hợp đồng có hợp pháp không, tài sản có đang bị ngăn chặn giao dịch, thế chấp hay tranh chấp không qua hệ thống dữ liệu công chứng, người bán có đúng là người có quyền không. Với giao dịch nhà đất ở vùng ven đô như Tân Nhựt — nơi nhiều thửa đất đã qua nhiều đời mua bán, có thửa đang thế chấp ngân hàng, có thửa dính quy hoạch — lớp kiểm tra này có giá trị thật.
Vì vậy, khi mua bán nhà đất, phần lớn người dân và ngân hàng chọn công chứng. Bạn có quyền chọn văn phòng công chứng, không nhất thiết theo văn phòng bên bán chỉ định. Đọc kỹ hợp đồng trước khi ký, hỏi công chứng viên mọi điều chưa rõ: giá ghi trong hợp đồng, ai nộp thuế phí, khi nào giao nhà, giao sổ.
Chuẩn bị gì khi đi công chứng hợp đồng nhà đất
Danh mục cụ thể văn phòng công chứng sẽ hướng dẫn; những thứ thường cần:
- Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất bản chính.
- Căn cước của bên bán, bên mua; nếu bên bán có vợ hoặc chồng, cần giấy tờ của cả hai và sự đồng ý của cả hai với tài sản chung.
- Giấy tờ về tình trạng hôn nhân của bên bán nếu tài sản đứng tên một người, để xác định là tài sản chung hay riêng.
- Giấy tờ về thừa kế, tặng cho nếu tài sản có nguồn gốc từ đó.
- Văn bản uỷ quyền có công chứng nếu một bên làm thay người khác.
- Dự thảo hợp đồng nếu các bên đã tự soạn; công chứng viên sẽ kiểm và có thể đề nghị sửa.
Sau khi công chứng, hợp đồng mới chỉ là bước đầu. Bên mua cần nộp hồ sơ đăng ký biến động tại cơ quan đăng ký đất đai, nộp thuế phí, để được ghi tên trên giấy chứng nhận. Nhiều người dừng ở bước công chứng rồi để đó nhiều năm, đến khi cần mới phát hiện còn thiếu bước quan trọng nhất.
Những lỗi hay gặp và cách tránh
Lỗi thứ nhất: ký hợp đồng mua bán nhà đất bằng giấy tay rồi mang đi chứng thực chữ ký. Chứng thực chữ ký không biến giấy tay thành hợp đồng chuyển nhượng hợp lệ. Hợp đồng chuyển nhượng phải được công chứng hoặc chứng thực theo đúng hình thức hợp đồng.
Lỗi thứ hai: ghi giá trong hợp đồng thấp hơn giá thật để giảm thuế. Ngoài rủi ro vi phạm quy định về thuế, khi có tranh chấp, giá ghi trong hợp đồng là căn cứ quan trọng; bên mua có thể thiệt nếu hợp đồng bị huỷ và chỉ được hoàn lại số tiền ghi trên giấy.
Lỗi thứ ba: để một người thân đi ký thay mà không có văn bản uỷ quyền đúng hình thức. Hợp đồng có thể bị từ chối công chứng hoặc sau này bị tuyên vô hiệu. Thứ tư: không giữ bản sao hợp đồng đã công chứng. Mỗi bên nên giữ ít nhất một bản, cất ở nơi khô ráo, kèm biên nhận các khoản tiền đã giao.
Di chúc: viết tay, chứng thực hay công chứng
Ở những gia đình có đất ruộng cũ ở Tân Nhựt, di chúc là văn bản quyết định tài sản lớn nhất của gia đình. Pháp luật dân sự công nhận nhiều hình thức di chúc, trong đó có di chúc bằng văn bản không có người làm chứng, có người làm chứng, có công chứng, có chứng thực. Di chúc tự viết tay vẫn có thể hợp pháp nếu đáp ứng điều kiện luật định, nhưng dễ bị tranh cãi về tính tự nguyện, minh mẫn và chữ viết.
Công chứng hoặc chứng thực di chúc giúp giảm tranh cãi về sau, vì có người có thẩm quyền xác nhận người lập di chúc minh mẫn, tự nguyện tại thời điểm lập. Với di chúc có tài sản là nhà đất, ghi rõ thông tin thửa đất theo giấy chứng nhận: số tờ, số thửa, diện tích, địa chỉ ghi song song cũ và mới. Người già trong nhà muốn lập di chúc nên được con cháu hỗ trợ đi công chứng, không để một người con lo riêng rồi giữ kín.
Bản dịch và giấy tờ nước ngoài
Người Tân Nhựt có người thân làm việc, kết hôn ở nước ngoài, hoặc có giấy tờ từ nước ngoài cần dùng trong nước, thường phải dịch giấy tờ sang tiếng Việt. Bản dịch có thể được chứng thực chữ ký người dịch, hoặc được công chứng bản dịch, tùy yêu cầu của nơi nhận. Người dịch phải đáp ứng điều kiện theo quy định.
Giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp, khi dùng tại Việt Nam, nhiều trường hợp phải hợp pháp hoá lãnh sự trước khi dịch, trừ khi được miễn theo điều ước hoặc nguyên tắc có đi có lại. Đây là bước hay bị bỏ sót và làm hồ sơ chậm nhiều tuần. Hỏi nơi nhận hồ sơ trước: giấy này có cần hợp pháp hoá không, dịch ở đâu, chứng thực hay công chứng bản dịch.
Chiều ngược lại cũng vậy: giấy tờ Việt Nam đem ra nước ngoài, như giấy khai sinh của con để làm hồ sơ đoàn tụ, thường phải chứng nhận lãnh sự tại cơ quan có thẩm quyền rồi mới được nước kia chấp nhận. Mỗi nước một yêu cầu; đọc kỹ hướng dẫn của cơ quan đại diện nước đó trước khi đi dịch, để không phải dịch hai lần.
Câu hỏi thường gặp
Sao y căn cước ở xã Tân Nhựt có cần mang bản chính không?
Cần. Chứng thực bản sao từ bản chính đòi hỏi đối chiếu với bản chính. Nếu bạn có bản sao đã chứng thực từ trước, có thể hỏi xem nơi nhận hồ sơ có chấp nhận bản đó không. Nhiều nơi nay chấp nhận dữ liệu căn cước điện tử, không cần bản sao giấy.
Hợp đồng mua bán đất có chứng thực ở xã có giá trị như công chứng không?
Về hình thức, chứng thực hợp đồng theo đúng quy định là hợp lệ để làm thủ tục đăng ký. Khác biệt nằm ở trách nhiệm kiểm nội dung: công chứng viên kiểm tính hợp pháp của nội dung, còn người chứng thực chủ yếu xác nhận thời gian, địa điểm, năng lực, chữ ký. Với giao dịch lớn, nhiều người chọn công chứng.
Có được tự chọn văn phòng công chứng không?
Được. Pháp luật cho phép người yêu cầu công chứng chọn tổ chức hành nghề công chứng, trừ một số trường hợp có quy định về phạm vi. Với nhà đất, hỏi trước về phạm vi địa bàn mà văn phòng được công chứng hợp đồng bất động sản.
Giấy uỷ quyền làm hồ sơ ở xã có cần công chứng không?
Tùy việc. Uỷ quyền nộp, nhận hồ sơ hành chính đơn giản thường chỉ cần giấy uỷ quyền có chứng thực chữ ký. Uỷ quyền liên quan đến định đoạt tài sản như bán nhà đất thường phải làm hợp đồng uỷ quyền có công chứng hoặc chứng thực. Hỏi trước nơi sẽ nhận văn bản.
Chứng thực bản sao điện tử dùng được ở đâu?
Bản sao điện tử có chứng thực dùng để nộp các hồ sơ trực tuyến được chấp nhận theo quy định. Khi nộp hồ sơ giấy, nơi nhận có thể yêu cầu bản giấy. Hỏi nơi nhận trước khi chọn loại bản sao.
Người già không biết chữ có chứng thực, công chứng được không?
Được. Pháp luật có quy định cho người không biết chữ, không ký được, như điểm chỉ và cần người làm chứng trong một số trường hợp. Báo trước với nơi thực hiện để họ hướng dẫn, và để người thân tin cậy đi cùng.